GDPR - Πρακτικές Οδηγίες Βήμα Βήμα.

i) Αντίληψη – Επίγνωση.

Η επιχείρηση θα πρέπει να διασφαλίσει ότι οι άνθρωποι-κλειδιά των γραφείων τους είναι ενήμεροι ότι ο νόμος άλλαξε, και ποιες είναι οι επιπτώσεις-αλλαγές στην εργασιακή καθημερινότητα των ιδίων, αλλά και των ομάδων τους.

ii) Προετοιμασία.

Κατά τη φάση αυτή θα πρέπει να γίνουν συναντήσεις – συνεντεύξεις με όλα τα τμήματα-θέσεις εργασίας της επιχείρησης, κατά τις οποίες θα συλλέγονται πληροφορίες σχετικά με τη χαρτογράφηση των δεδο- μένων, καθώς και επαναπροσδιορισμός των αρμοδιοτήτων (job description). Συνιστάται επίσης δημιουργία ενός διαγράμματος ροής λειτουργιών. Η προετοιμασία θα ολοκληρώνεται με σχετικό έλεγχο των υφιστάμενων συμβάσεων, διαδικασιών, εντύπων συναίνεσης, τυχόν υπάρχουσας πολιτικής απορρήτου και λοιπών πολιτικών της επιχείρησης, π.χ. εμπορικός κανονισμός.

iii) Υλοποίηση ενεργειών συμμόρφωσης.

Εδώ πρέπει να υλοποιηθούν οι ενέργειες που απαιτούνται προκειμένου να αρθούν οι αποκλίσεις συμ- μόρφωσης που έχουν εντοπιστεί στo στάδιο της προετοιμασίας ( Gap analysis ), όπως :

· Σύνταξη συμβατικών όρων και εγγράφων που θα πρέπει να ενταχθούν σε υφιστάμενες συμβάσεις.

· Διαμόρφωση υποδειγμάτων όρων και εγγράφων για μελλοντικές συμβάσεις.

· Κατάρτιση υφιστάμενων πολιτικών και διαδικασιών, όπως π.χ. έντυπο συναίνεσης.

· Αναβάθμιση ηλεκτρονικών λειτουργικών συστημάτων, όπου χρειάζεται.

· Έντυπα Συγκατάθεσης, Εμπιστευτικότητας κλπ. 

iv) Εκπαίδευση.

Η διοίκηση, καθώς και οι άνθρωποι-κλειδιά της μεσιτικής επιχείρησης θα πρέπει να διασφαλίσουν επαρκή εκπαίδευση στο προσωπικό τους, αλλά και στους ίδιους, σχετικά με τις αλλαγές που επέρχονται στις εργασιακές συνήθειες. Συνιστάται εκπαιδευτικός κύκλος ενημέρωσης από σύμβουλο ή καταρτισμένο υπεύθυνο κανονιστικής συμμόρφωσης.

v) Εκπόνηση εντύπου Συμμόρφωσης.

Συνιστάται, ώστε να υπάρχει σημείο αναφοράς, καθώς και αποτύπωση των αποφάσεων και του σχετικού πρωτοκόλλου της επιχείρησης.