Κεφάλαιο 13ο: Οι Απαιτήσεις του GDPR για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε υπάρχοντες πελάτες

Η προσέγγιση της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την προστασία της ιδιωτικής ζωής στο διαδίκτυο θέτει νέες απαιτήσεις για τις επικοινωνίες μεταξύ των εταιρειών προώθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των συνδρομητών τους.


Η νέα νομοθεσία για τη Γενική Προστασία Δεδομένων (GDPR), η οποία θα εισαχθεί στις 25 Μαΐου 2018, επιφέρει σημαντικές αλλαγές που θα καταστήσουν τις οργανώσεις υπεύθυνες για τις ενέργειές τους, ενώ παράλληλα θα ενισχύσουν και θα προστατεύσουν τους χρήστες. Αυτός ο νόμος φαίνεται επίσης ότι θα περιορίσει την απειλή της εκμετάλλευσης δεδομένων για σκοπούς μάρκετινγκ.
Οι υφιστάμενοι νόμοι δεν ενσωματώνουν κριτήρια για προηγμένη τεχνολογία ιστού, smartphones ή κοινωνικά μέσα. Σύμφωνα με το GDPR, οι εταιρείες θα έχουν αξιολογήσει τους μηχανισμούς συγκατάθεσής τους για να τους κάνουν συγκεκριμένους, σαφείς, εμφανείς και να διευκολύνουν την εύκολη διαγραφή.
Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, οι υπεύθυνοι του marketing επιτρέπεται να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο στους προηγούμενους πελάτες τους ή σε εκείνους που επέλεξαν να λαμβάνουν τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικά κατά την εγγραφή τους στη λίστα αλληλογραφίας του οργανισμού. Οι διατάξεις αυτές διατηρούνται στο πλαίσιο του GDPR. Επιπλέον, απαγορεύεται στις εταιρείες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καταναλωτές που δεν είχαν συναινέσει στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες με στόχο να τους ζητήσουν να επιλέξουν να εγγραφούν σε νέες λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο νόμος αντιμετωπίζει τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ανεπιθύμητα μηνύματα τα οποία θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σημαντικά πρόστιμα.
Το GDPR υποχρεώνει τις επιχειρήσεις να ζητούν συγκατάθεση ξεχωριστά υπό άλλους όρους και προϋποθέσεις. Αυτό θα έδινε στους συνδρομητές την ευκαιρία να κατανοήσουν σε τι υπογράφουν. Επιπλέον, οι έμποροι θα υποχρεούνται να διασφαλίζουν ότι οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα ανά πάσα στιγμή με επιλογές για να καταργήσουν τη συγκατάθεσή τους για τη χρήση των πληροφοριών τους.
Τα τετραγωνίδια "opt-in" που έχουν επισημανθεί προηγουμένως δεν θα θεωρούνται ως έγκυρη μορφή συναίνεσης. Ο νέος νόμος επιτρέπει στους εμπόρους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε πελάτες που επέλεξαν ενεργά για ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Οι μέθοδοι επικοινωνίας εξαιρέσεων δεν θα επιτρέπονται στο GDPR επειδή είναι παρόμοιες με τα προ-σημειωμένα κουτιά επιλογής.
Εάν οι υπεύθυνοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να χρησιμοποιήσουν προσωπικά δεδομένα για χωριστά μέσα, θα πρέπει να ζητήσουν τη συγκατάθεσή τους ξεχωριστά για κάθε λόγο που επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα των καταναλωτών. Σκοπός της διάταξης αυτής είναι να διασφαλίσει ότι οι χρήστες έχουν τον μεγαλύτερο δυνατό έλεγχο όσον αφορά τη χρήση των προσωπικών δεδομένων τους. Οι υπεύθυνοι θα υποχρεούνται να ενημερώνουν τους χρήστες για το τι είναι η οργάνωση και τα ονόματα τρίτων με τα οποία ο οργανισμός θα μοιραζόταν τις πληροφορίες.

"Επομένως, προτού ξεκινήσει ο κανονισμός για τα προσωπικά δεδομένα, θα πρέπει να σκεφτείτε τι θα πρέπει να κάνετε, αλλά και το πιο σημαντικό, τι δεν θα πρέπει να κάνετε, βάσει της νέας νομοθεσίας. Όμως, είναι δύσκολο να αποκρυπτογραφηθεί ακριβώς πώς μεταφράζεται ο νόμος στις πραγματικές επιχειρηματικές καταστάσεις".

Είτε είστε διαχειριστής μάρκετινγκ, είτε είστε απλώς επιφορτισμένοι με την αποστολή του μηνιαίου e-shot της εταιρείας σας, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς. Καλύπτοντας τα βασικά αρχεία και τα μηνύματα για το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτοί οι απλοί κανόνες θα σας βοηθήσουν στην πορεία σας για να διασφαλίσετε ότι οι διαδικασίες σας είναι σύννομες με το GDPR.

1. ΜΗΝ επιδιώξεις συναίνεση στο μέτρο του δυνατού - είναι καλύτερο να ρωτήσεις ευθέως για το αν έχεις την άδεια για να επικοινωνήσεις με κάποιον μέσω e-mail. Αυτή είναι η πιο ασφαλής διαδικασία σύμφωνα με την GDPR και E-Privacy νομοθεσία.
2. ΔΕΝ στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε έχει ζητήσει να μην επικοινωνήσετε, να διαγραφεί από μια λίστα ή να εξαιρεθεί με οποιονδήποτε άλλο τρόπο.
3. Μάθετε τη διαφορά μεταξύ των επικοινωνιών B2B και B2C και κατατάσσετε ανάλογα τους καταλόγους αλληλογραφίας σας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να στοχεύουν στο ρόλο ενός ατόμου μέσα σε μια επιχείρηση, όχι στο συγκεκριμένο άτομο. Τα B2C comms, από την άλλη πλευρά, απευθύνονται στο ίδιο το άτομο, που σημαίνει ότι πρέπει να έχουν δώσει ρητή συγκατάθεση πριν επικοινωνήσετε μαζί τους.
4. Μην υποθέτετε ότι οι άνθρωποι θα ενδιαφέρονται για ό, τι κάνετε. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες που έχουν αγοράσει από εσάς ή έχουν ερωτηθεί στο παρελθόν είναι ωραία - όσο χρονικό διάστημα είναι κατάλληλο για το προϊόν / υπηρεσία που προσφέρετε. Σε περιπτώσεις όπως αυτές, είναι σημαντικό τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σχετίζονται στενά με αυτά που αρχικά εξέφρασαν ενδιαφέρον.
5. Στη συνέχεια - και αυτό είναι το κρίσιμο κομμάτι - ρωτήστε αν θα ήθελαν να προστεθούν σε μια συγκεκριμένη λίστα αλληλογραφίας, για να έρθετε σε επαφή είτε με πληροφορίες σχετικές με τον κλάδο / ρόλο τους, είτε με νέα / ενημερώσεις για τις υπηρεσίες / προϊόντα που εσείς έχουν συζητήσει προηγουμένως. Αν δεν σας απαντήσουν ρητά ότι θα ήθελαν να συμπεριληφθούν στη λίστα, ΜΗΝ τους προσθέτετε - η σιωπή δεν είναι συγκατάθεση!
6. Αν ασχολείται με ατομικές επιχειρήσεις, επιχειρήσεις με ένα άτομο ή μικρές συνεργασίες, ν’ ακολουθήσετε τους κανόνες B2C. Όπως και με έναν μεμονωμένο πελάτη, πρέπει να δοθεί ρητή συγκατάθεση συμμετοχής πριν μπορέσετε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Στην ιδανική περίπτωση, όταν πρόκειται για την προώθηση των υπηρεσιών / προϊόντων σας σε νέες επαφές, ΜΗΝ είστε υπερβολικά συγκεκριμένοι με τις επικοινωνίες σας. Αντ 'αυτού, παρέχετε πολλαπλούς τύπους περιεχομένου - συμπεριλαμβανομένων των ειδήσεων, των εκδηλώσεων, και των γενικών ενημερώσεων.
8. Όταν λαμβάνετε μια επαγγελματική κάρτα από κάποιον, ΜΗΝ την προσθέτετε σε κάθε λίστα που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Αντ' αυτού, γράψτε ένα email με τις συνήθεις λεπτομέρειες, εξηγώντας ότι σκεφτήκατε ότι μπορεί να ενδιαφέρονται να μάθουν περισσότερα για τις υπηρεσίες / προϊόντα που προσφέρει η επιχείρησή σας.
9. Αν παρακολουθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - και αλλάζοντας το περιεχόμενο που αποστέλλεται σε άτομα βάσει αυτών που διαβάζουν ή όχι - αυτό σημαίνει ότι επεξεργάζεστε και παρακολουθείτε τη συμπεριφορά τους. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να τους ενημερώσει για τη δραστηριότητα αυτή, δίνοντάς τους τη δυνατότητα opt-out / unsubscribe.
10. Αυτή η επιλογή θα προσφέρει το περιεχόμενο που ενδιαφέρει - και επομένως θα αυξήσει την πιθανότητα αλληλεπίδρασης - αλλά θα είναι επίσης σε θέση να επιλέξει αν θα θέλει να λαμβάνει αυτές τις πληροφορίες μέσω του προτιμώμενου μέσου, είτε αυτό είναι μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερωτικό δελτίο, τηλεφωνική κλήση ή κείμενο. Εκτός από τη συμμόρφωση σας με την νομοθεσία, η ελευθερία και η ευελιξία είναι οι καλύτεροι τρόποι οδήγησης.

Συμπέρασμα

Ως εκ τούτου, το βασικό ερώτημα που πρέπει να θέσετε όταν πρόκειται για την προστασια των προσωπικών δεδομένων στο scattergun marketing σας είναι: "Έχει επιβεβαιώσει ότι οι επαφές θέλουν να λάβουν αυτές τις πληροφορίες;"
Αν η απάντηση είναι "όχι", βγάλτε τους από τη λίστα. Εάν η απάντηση είναι "ίσως" ή "δεν έχουν πει ότι δεν θέλουν", να τους απομακρύνετε από τη λίστα. Μόνο εάν η απάντηση είναι "ναι" θα πρέπει να κάνετε κλικ στο send - η συγκατάθεση είναι ζωτικής σημασίας.