Κεφάλαιο 6ο: Οι επιπτώσεις του GDPR στη βιομηχανία προσλήψεων

Έχουν περάσει σχεδόν δύο δεκαετίες από την καθιέρωση των Πράξεων Προστασίας Δεδομένων (DPA). Καθώς αναπτύσσεται η τεχνολογία, οι επιχειρηματικές δραστηριότητες και οι ανθρώπινες δραστηριότητες συνεχίζουν να αλλάζουν. Οι νόμοι που διέπουν αυτές τις δραστηριότητες πρέπει να συμβαδίζουν με το ρυθμό της αλλαγής.


Η Ευρωπαϊκή Ένωση φαίνεται να έχει λάβει υπόψη της αυτές τις συμβουλές και, στις 25 Μαΐου 2018, θα θεσπίσει τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας των Δεδομένων (GDPR), ο οποίος ενισχύει τα προηγούμενα DPA ώστε να τα διατηρήσει ισάξια με τις τρέχουσες παγκόσμιες τεχνολογικές εξελίξεις. Οι νέοι κανονισμοί εισάγουν αυστηρούς όρους για τον τρόπο με τον οποίο οι οργανισμοί θα πρέπει να διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτός ο νέος νόμος θα επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι υπεύθυνοι προσλήψεων. Η πρόσληψη αποτελεί αναπόσπαστο μέρος των οργανώσεων. Διαχειρίζεται ζωτικής σημασίας πληροφορίες σχετικά με όλους τους εργαζομένους της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, όσοι εμπλέκονται στην επεξεργασία τέτοιων πληροφοριών πρέπει να ενεργούν σύμφωνα με τους κανονισμούς που διέπουν την προστασία των δεδομένων. Οποιοσδήποτε συμμετέχει στη διαδικασία πρόσληψης θα έχει ακούσει μέχρι τώρα αυτόν τον νόμο και θα έχει λάβει ορισμένες σκέψεις σχετικά με το είδος των προσωπικών δεδομένων που συλλέγουν, τις διαδικασίες που χρησιμοποιούν για τη συλλογή τους, τον τρόπο αποθήκευσης τους και τη χρήση τους σε όλη τη διαδικασία πρόσληψης.

Οι τρέχουσες ροές εργασίας στις περισσότερες επιχειρήσεις δεν είχαν δομηθεί ποτέ ώστε να συμμορφώνονται με τους νέους κανονισμούς της ΕΕ. Λόγω αυτού, οι υπεύθυνοι προσλήψεων πρέπει να διεξάγουν μια συνολική αξιολόγηση των υφιστάμενων διαδικασιών, συστημάτων και διαδικασιών τους και να στρατηγικήσουν για το τι θα απαιτηθεί για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με το GDPR πριν από την ημερομηνία έναρξης ισχύος του. Αρκετές διαδικασίες που αφορούν σήμερα προσωπικά δεδομένα θα θεωρηθούν παράνομες και θα προσελκύσουν τεράστια πρόστιμα εάν οι εταιρείες δεν καταφέρουν να εισάγουν σημαντικές αλλαγές. Για παράδειγμα, μια κοινή πρακτική από τους υπεύθυνους πρόσληψης, όπως η διαβίβαση του βιογραφικού σημειώματος ενός υποψηφίου σε τρίτο χωρίς τη συγκατάθεσή τους, θα αποτελεί έγκλημα τιμωρούμενο από το νόμο.
Συγκατάθεση των υποψηφίων και βιογραφικά σημειώματα

Η ενημερωμένη συγκατάθεση όπως κατοχυρώνεται στο GDPR θα αποτελέσει σημαντικό πονοκέφαλο για τους περισσότερους υπευθύνους πρόσληψης. Οι προηγούμενες πρακτικές, όπως η διατήρηση των βιογραφικών σημειωμάτων των ανεπιτυχών υποψηφίων για μελλοντικές εκτιμήσεις, θα απαιτήσουν επαναξιολόγηση βάσει του νέου νόμου. Πριν γίνει τέτοια απόφαση για τη διατήρηση του βιογραφικού σημειώματος κάποιου στο αρχείο της εταιρείας, οι εργοδότες θα υποχρεούνται να αποδείξουν τις συγκεκριμένες συγκαταθέσεις των υποψηφίων. Όλοι οι υπεύθυνοι προσλήψεων, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών επιτροπών εργασίας, θα πρέπει να επανεξετάσουν τις διαδικασίες συναίνεσης για την ευθυγράμμισή τους με τις κανονιστικές απαιτήσεις. Ο νόμος θα εμποδίσει τους υπεύθυνους προσλήψεων να χρησιμοποιούν προσωπικά δεδομένα χωρίς νομική βάση.
Θέμα Δικαίωμα Πρόσβασης

Ο νέος νόμος τείνει να παρέχει στους χρήστες περισσότερες εξουσίες και έλεγχο των προσωπικών τους δεδομένων. Αυτό απαιτεί τη διαφάνεια της πρόσληψης. Οι τομείς ενδιαφέροντος περιλαμβάνουν τον τρόπο με τον οποίο αντλούν προσωπικά δεδομένα, τους λόγους προέλευσης και τη χρήση τους. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων θα πρέπει να εφαρμόσουν συστήματα και διαδικασίες που παρέχουν στους εργαζομένους πρόσβαση στα προσωπικά τους στοιχεία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν τέτοια πρόσβαση στο πλαίσιο του δικαιώματος πρόσβασης για να ελέγξουν την ακρίβεια των δεδομένων τους και να παράσχουν τις απαραίτητες ενημερώσεις. Έχουν επίσης το δικαίωμα να έχουν πρόσβαση και να επιβεβαιώνουν τις οντότητες με τις οποίες ο εργοδότης τους μοιράστηκε τις πληροφορίες αυτές.
Διαδρομή ελέγχου

Το GDPR θα αναγκάσει τους υπεύθυνους πρόσληψης και τις υπηρεσίες τους να διατηρήσουν ένα ίχνος ελέγχου που θα δείχνει πώς έχουν ληφθεί προσωπικά έγγραφα όπως τα βιογραφικά σημειώματα. Επιπλέον, θα πρέπει να λάβουν έγκριση από τους υποψηφίους για να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα τους με οποιονδήποτε τρόπο. Στις περιπτώσεις που απορρίπτεται η συναίνεση, ο νόμος απαγορεύει στους υπεύθυνους πρόσληψης να χρησιμοποιούν τα δεδομένα των υποκειμένων. Οι οργανισμοί προσλήψεων πρέπει να είναι έτοιμοι να διαγράψουν κάθε πληροφορία όταν τους ζητηθεί από τον ιδιοκτήτη, εκτός εάν προστατεύονται από άλλο νόμο. Εκτός αυτού, θα πρέπει να εξασφαλίσουν την ασφάλεια των δεδομένων και να αναφέρουν αμέσως τις παραβιάσεις.